Info particulière

Décision du Comité 01/2017

Organisation et définition des voyages et des excursions au sein de l’association

Annexe aux chartes de l'EMPOA

Préface:

Les voyages et les excursions sont une partie importante de l’aviation avec nos Mooneys. Nos Speedmachines sont faites pour parcourir de longues distances et pour nous transporter dans de nouveaux lieux. C'est alors l'occasion de voir d'anciens amis et d'en rencontrer des nouveaux. C’est pourquoi les voyages et excursions méritent une attention et un soutien tout particulier de la part des membres et du Comité. Par conséquent, pour faciliter la planification et la réalisation des futurs voyages et excursions et, de même, pour créer une transparence plus grande, le comité de l’EMPOA a adopté les règles et définitions suivantes. Nous affirmons expressément que nous agissons en partant du principe que chaque engagement des membres concernant les voyages et excursions doit être encouragé et soutenu de notre part.

Définition :

Dans ce document, nous distinguons trois types différents de voyages et d’excursions qui sont tous planifiés et réalisés de manières différente :

• des weekends appelés Mooney (l’ancien „Fastflyer Meetings“)
• des voyages en club d’EMPOA
• des voyages organisés en privé pour des membres d’EMPOA à l’initiative de quelques membres d’EMPOA (aussi organisé professionnellement)

Les weekends appelés Mooney (l’ancien „Fastflyer Meetings“) sont généralement (à trois jours/deux nuits) des excursions organisées par un ou plusieurs membres d’EMPOA. Dans ce cas, le comité directeur d’EMPOA  a seulement un rôle minime, mais peut, si nécessaire, offrir un soutien sous forme de publications de lettres d’information ou de notifications sur le site Internet de l’association. Les weekends sont payés par les membres eux-mêmes, les séjours hôteliers et les réservations doivent être aussi pris en charge par chacun pour limiter la charge de travail pour l’organisation. Dans le cas où un organisateur devrait être confronté aux factures en suspens ou aux charges exceptionnelles (par exemple des annulations de dernière minute à cause du mauvais temps etc.), il peut par la présente s’adresser au comité de l’association après l’événement. Le comité examinera avec bienveillance sa requête et procédera le cas échéant à un remboursement.

Des voyages en club d’EMPOA sont des voyages plus longs (au moins quatre jours/trois nuits) qui peuvent être organisés trois fois par an au maximum. Ces voyages sont organisés au nom de l’association et les paiements sont effectués par le compte de l’association. Pour ce type de voyage, un membre de l’association sert d'interlocuteur et de responsable. Le/la responsable peut, à la demande du comité, se faire rembourser ses dépenses résultant pour lui/elle de l’organisation d’un tel voyage. Les remboursements se limitent ainsi comme suit : le carburant pour l’avion pour dix heures de vol au maximum, la voiture de location de la catégorie compacte jusqu’à quatre jours au maximum et  le séjour hôtelier (coût total de 100 euros par nuit) et un maximum de quatre nuits.

Les membres qui aimeraient organiser un tel voyage doivent l'annoncer au comité au moins quatre semaines avant le voyage préparatoire. Pour qu’une bonne information des membres puisse être réalisée et qu’un maximum puisse participer au voyage, une période de préparation de six mois avant la date prévue est recommandée. L’organisateur est responsable d’effectuer un calcul financier réaliste sous forme d’un paquet. Il organise également les réservations nécessaires comme la comptabilisation et sert de contact pour les membres pendant le temps de préparation et les inscriptions. C’est l’EMPOA qui porte le risque financier d’un tel voyage. Le membre qui a le rôle d’organisateur doit participer au voyage organisé par lui-même et doit également servir, si possible, comme guide et contact pendant le voyage pour les membres qui participent.

Au cas où le contingent de trois voyages en club serait épuisé, l’organisateur intéressé sera informé et reçoit, sur demande, la priorité dans l’année suivante. Les prix, calculés par l’organisateur, sont à payer et perdus en cas de non-arrivée. Des remboursements peuvent seulement être réclamés si les entreprises (hôtels, restaurants etc.) accordent une remise.

Les voyages organisés en privé pour des membres d’EMPOA sont tous les types de voyages et d’excursions liés à l’aviation qui pourraient être proposés par ses membres. Cela inclut les simples réservations au restaurant mais aussi les excursions plus longues ou les déplacements à hors de l'Europe. Le comité d’EMPOA n’est pas impliqué dans de tels voyages et la caisse de l’association n’est pas utilisée. L’EMPOA aimerait soutenir cette sorte d’opération sous forme de publication gratuite sur le site Internet de l’association et un envoi de lettres d’information aux membres. Au meilleur cas, un accord contractuel est conclu entre l'organisateur et les participants.

Décidé par le Comité de European Mooney Pilots and Owners Association, 21 Octobre 2017

David Kromka – Philippe Coffinet – Lothar Lucks